PROCESSOS – RH precisa se preparar agora para o eSocial

Muito embora a obrigatoriedade seja uma realidade no próximo ano para todas as empresas, independentemente do seu porte, a maioria delas não está se preparando para o e-Social, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e irá mudar a forma como as organizações lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas no país. 

Criado pelo governo para aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações do trabalho, possibilitando ao empregador o cumprimento de obrigações por meio de um canal único com o fisco, o eSocial exigirá muito da área de RH, já que informações como o cadastramento de trabalhadores e eventos trabalhistas diversos (admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, mudança de salário, folha de pagamento) terão de ser comunicados ao sistema, no formato e prazos estabelecidos por este. 

O layout atual do eSocial, que ainda passa por aprimoramentos em decorrência dos testes feitos por um grupo de empresas que ajudou a encontrar falhas e preparar melhorias antes de sua obrigatoriedade, apresenta entre 48 e 49 eventos, desdobrados em 2.300 registros. Segundo previsão da Receita Federal, todas as empresas, juntas, deverão gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês. “Uma das principais críticas ao sistema é justamente o exagero de informações solicitadas”, analisa o diretor Jurídico da ABRH-Nacional Wolnei Tadeu Ferreira. 

É importante entender, porém, que a legislação não muda. “O que muda é a forma como as informações vão ser apresentadas ao fisco”, explica Paula Gramacho, diretora de Produtos e Serviços da consultoria ABM&C, que tem auxiliado empresas participantes do processo de testes do sistema. Com a mudança, muitas das informações que hoje ainda constam em papel no prontuário do funcionário, por exemplo, terão de passar para o formato eletrônico. Da mesma forma, processos, como o prazo de fechamento da folha de pagamento e processamento de hora extra, precisarão ser ajustados para se adequar ao eSocial. 

“Todos os subsistemas serão afetados diretamente. As organizações terão de investir em mão de obra qualificada e preparada para as demandas que serão exigidas em cada movimento do eSocial”, prevê o consultor e palestrante de áreas técnicas e comportamentais da gestão de pessoas, Roberto Martins, diretor da Regional Baixada Santista da ABRH-SP. Ferreira concorda: “A área de RH, em um primeiro momento, deverá contratar mais pessoas para colocar a casa em ordem”. 

Para Martins, com a chegada do eSocial, o RH vai ficar mais envolvido do que nunca no coração da empresa e vai ter de, inclusive, buscar embasamento e informações na ideia central, em como, por que e quando o empresário desejou e iniciou o negócio. “Ou seja, o profissional dessa área vai ter que se reinventar”. 

Prazo apertado

Mesmo que a obrigatoriedade seja adiada, o prazo ainda é pouco para tantas mudanças, principalmente porque a principal delas é de ordem cultural. O eSocial vai exigir uma maior integração entre as áreas envolvidas: RH, Tributária, Jurídica e de saúde e segurança. “Para o RH é um cenário novo. A experiência mais recente da estruturação do sistema de ponto já foi traumática para a área”, alerta Paula.

 Por isso, a preparação tem de começar agora. “É preciso conhecer os layouts do sistema, verificar as informações que serão necessárias para não ser surpreendido”, destaca Ferreira. O outro passo, orienta Paula, é visitar os processos para saber o tamanho do eSocial dentro da empresa, antes até de discutir investimentos e contratações.

 Na avaliação de Martins, o esforço vale a pena. “Todos serão beneficiados: empresas, trabalhadores, órgãos públicos de qualquer esfera, mas acredito ou quero acreditar que o mais beneficiado será o país, que receberá com o eSocial e terá em seu poder milhões de elementos e importantes subsídios, extremamente consideráveis para alavancar seu crescimento e fortalecer seu desenvolvimento.”

Página Semanal ABRH-SP – 17 de novembro

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