Método ajuda você a fazer suas 24 horas ficarem mais produtivas

Ter mais controle sobre a programação não é simples, mas seguindo 5 passos você pode organizar seu dia para ter mais tranquilidade no trabalho e na vida pessoal. É o que Márcio Graf Welter, da Lumen, explicou para o último encontro do grupo de gestores de RH, aqui em Alphaville.

Quem não se pegou pensando: “Se eu tivesse mais tempo…” O segredo pode não estar no relógio, mas sim na forma como organizamos a nossa mente. Gastamos muito tempo tentando lembrar e a mente não foi feita para lembrar. Foi feita para criar. “Precisamos de um sistema para guardar coisas. E o Getting Things Done é uma proposta de metodologia que vem ganhando espaço”, relata Márcio.

“Com ele você gerencia as suas ações. A primeira etapa é coletar: tirar a informação da cabeça e colocar escrita em um lugar seguro. Segundo momento é o de processar. Quais ações precisam ser executadas imediatamente e quais as que são para serem feitas em outros dias. Depois disso, você vai organizar em pastas e calendários, e planejar como serão executadas. Finalmente, com prioridades determinadas, você está pronto para fazer o que precisa”, explica o consultor.

Ele detalha melhor, a partir da organização dos e-mails que recebemos. Em média, de acordo com pesquisas mundiais, os colaboradores recebem cerca de 50 e-mails por dia. Como não acumular? Critério simples: se a resposta demora menos de 2 minutos dê sequência imediatamente. Pode ser o agendamento de uma reunião – Não só responda sim, mas reserve o horário na sua agenda e se tiver que convocar outras pessoas faça isso imediatamente.

A tarefa demora mais do que 2 minutos? É esta semana? Crie a pasta Esta Semana e arraste para lá. “Não adianta colocar lá e esquecer. Precisa também incluir no método um tempo para revisar a pasta diariamente e agendar as tarefas para os dias seguintes. O mesmo com a pasta de tarefas a cumprir: revisão semanal.”

Ainda de acordo com Márcio, é importante ter uma pasta para as tarefas pessoais. E, no calendário em que planeja sua agenda, incluir não só os

compromissos como as tarefas. Esse sistema vai impactar a melhora da sua produtividade.

E o que é ser produtivo? Pelo GTD, é estar apropriadamente engajado no que quer que você esteja fazendo – relaxado, com foco e com as coisas sob controle. É a habilidade de responder, reagir a partir de um estado relaxado ou de prontidão.

Com a agenda e as pastas organizadas, o cérebro fica mais livre para seguir a natureza que, como dissemos, é criar. Se, em algum momento, for pego pela dispersão, o que é comum, é mais simples consultar esses mapas e retomar o caminho. Mais um sinal de produtividade.

Para entender em detalhes o método tem muito material online. Busque pelo nome do autor: David Allen. Ou no livro: A arte de fazer acontecer, da editora Campus.

Fonte: Folha de Alphaville – 05 de agosto