Prepare-se para escriturar os processos trabalhistas no eSocial (parte I)

Desde o dia 1º de outubro, as empresas estão obrigadas a escriturar os dados no novo módulo “Processo Trabalhista” do eSocial. Para auxiliar a comunidade de Recursos Humanos e os profissionais que atuam no Departamento Pessoal, a ABRH-SP passa a publicar, semanalmente, durante todo este mês, informações e dicas fundamentais à correta escrituração dos processos e acordos trabalhistas.

Para que não se incorra em erros no momento de escriturar dados no novo módulo do eSocial, a primeira recomendação da ABRH-SP para as empresas é o alinhamento das áreas de RH, DP e Jurídico em suas obrigações e responsabilidades, uma vez que o governo terá maior visibilidade de todas as reclamatórias trabalhistas e dos recolhimentos de FGTS, INSS e IR.  Construir o fluxo jurídico operacional é medida imperativa para se evitar inconsistências e autuações.

Que empresa está obrigado a reportar os processos trabalhistas no eSocial?

• De acordo com o MOS (Manual de Orientação do eSocial), versão S-1.1, publicada em 17/08/2023, a empresa reclamada, principal, solidária ou subsidiária, incluindo-se empregador doméstico e pessoa física equiparada a pessoa jurídica, que tiver a obrigação de reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista, pagar verba de natureza remuneratória, indenizatória ou recolher FGTS, contribuição previdenciária ou Imposto de Renda em virtude de decisão proferida em processo trabalhista ou acordo firmado perante Justiça do Trabalho, Comissão de Conciliação Prévia (CPP) ou Núcleo Intersindical (Ninter).

Para viabilizar a correta escrituração dos processos trabalhistas no eSocial é altamente recomendável:

• Definir o responsável pelo envio dos eventos S-2500 e S-2501.
• Definir o responsável pela elaboração da GFIP 660 (caso haja recolhimento de FGTS), até a entrada em produção do FGTS Digital.
• Estabelecer se o envio das informações ocorrerá por sistema de gestão do declarante ou via porta web do eSocial.
• Preparar o checklist das informações a serem disponibilizadas pelo Jurídico para cada uma das modalidades de contratos constantes no evento S-2500.
• Alinhar com o contador o formato de envio das bases de cálculo da contribuição previdenciária, do FGTS e IRRF (por competência e sem rubrica – para envio do evento S-2500), bem como dos valores dos encargos (para envio do evento S-2501), observando-se os códigos de receita constantes na tabela 29 do MOS (Manual de Orientação do eSocial).

Como enviar os eventos de processos trabalhistas no eSocial?

• Via software de gestão da empresa declarante (transmissão via web service para o banco de dados do eSocial).
• Via plataforma web do eSocial (módulo próprio: “Processo Trabalhista”)

Atenção: A empresa declarante poderá constituir representante legal para escrituração dos processos trabalhistas no eSocial, através de procuração específica (acesso via e-CAC).

Quais são as funcionalidades do módulo “Processo Trabalhista” do eSocial?

• A funcionalidade “Empregador” traz as informações do evento S-1000 (cadastro da empresa no eSocial com as informações básicas do empregador). Não é possível editar os dados, apenas consultá-los. Para editar será necessário acessar ao módulo Web Geral.
• A funcionalidade “Processo Trabalhista” deve ser utilizada para envio das informações referentes aos processos trabalhistas e acordos firmados perante a Justiça do Trabalho, CCP e Ninter. Deverão ainda ser prestadas as informações cadastrais e contratuais do vínculo, as bases de cálculo para recolhimento das contribuições previdenciárias e de FGTS.
• A funcionalidade “Recolhimentos Previdenciários e IRRF” deve ser utilizada para reportar os valores das contribuições previdenciárias e de terceiros e do IRRF, incidentes sobre as bases de cálculo que constam de decisões condenatórias e homologatórias de acordo, já informadas na funcionalidade “Processo Trabalhista”.

Como os processos trabalhistas são reportados hoje?

• A empresa reclamada, ao efetuar o pagamento de uma condenação ou de um acordo perante a Justiça do Trabalho, deve elaborar a GFIP/SEFIP e gerar as guias para recolhimento do INSS, FGTS e IRRF.
• GFIP 650 para recolhimentos previdenciários (GPS 2909)
• GFIP 660 para recolhimentos FGTS e IRRF

Atenção: para os processos com trânsito em julgado ou acordos homologados até 30/09/2023, o envio das informações continuará sendo através da GFIP/SEFIP.

Como fica a escrituração no eSocial a partir de 01/10/2023?

Obrigatoriedade do envio dos eventos da família S-25:

• Substituição da GFIP 650 para recolhimento de contribuição previdenciária e de terceiros + inclusão do IRRF (integração com a DCTFWeb).
• Manutenção da GFIP 660 para recolhimentos de FGTS, até que entre em operação do sistema FGTS Digital (janeiro/2024).

Que processos trabalhistas deverão ser reportados no eSocial?

• Processos com decisões líquidas transitadas em julgado, a partir de 01/10/2023.
• Processos com decisões homologatórias de cálculos de liquidação proferidas a partir de 01/10/2023 e transitadas em julgado.
• Acordos judiciais homologados pela Justiça do Trabalho ou firmados em CCP ou Ninter, a partir de 01/10/2023.

Atenção: todos os processos trabalhistas e acordos firmados, mesmo aqueles em que não haja recolhimento de contribuição previdenciária, FGTS e/ou IRRF, devem ser reportados, o que vale dizer que decisões ou acordos com verbas 100% indenizatórias também precisam ser informados.

Na próxima semana, a ABRH-SP vai disponibilizar mais informações e dicas sobre o eSocial. Acompanhe e esclareça suas dúvidas.

Os associados também podem baixar o e-book Passo a passo – Escrituração de processo trabalhista no eSocial. Para acessar o ebook clique aqui

Escrito por Veridiana Police é diretora jurídica da ABRH-SP 

São Paulo, 02 de Outubro de 2023