Em uma viagem de trabalho, a alimentação representa 87% das despesas. A seguir, vêm hospedagem (79%) e transporte (60%). Juntamente com estes dados, a pesquisa “Perfil do viajante corporativo”, realizada pela Onfly, plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas, em parceria com a Opinion Box, revela que 35% dos profissionais que viajam para trabalhar se valem do próprio dinheiro para cobrir gastos que, posteriormente, são reembolsados pelas empresas. Na avaliação de Maria Lúcia Ciampa Benhame Puglisi, membro do Comitê RH de Apoio Legislativo (CORHALE), braço legislativo do sistema ABRH em todo o Brasil, a prática do reembolso, à luz da legislação trabalhista brasileira, não constitui ilegalidade. “No entanto, trata-se de um procedimento bastante arriscado para as empresas”, ressalta.
Oportunidade de networking, aprimoramento profissional e cultural estão entre os inúmeros benefícios gerados pelas viagens de trabalho. Porém, o fato de arcar com as despesas e contar só mais tarde com o reembolso por parte da empresa pode ser um ponto de desestímulo para o profissional.
Diante da legislação trabalhista brasileira, pagar do próprio bolso as despesas de viagem de trabalho e ser reembolsado posteriormente pela organização, a partir da comprovação dos gastos, não implica em ilegalidade. No entanto, na visão de Maria Lúcia Ciampa Benhame Puglisi, representante do CORHALE, esta é uma prática que deve ser evitada.
“Do ponto de vista operacional, é bastante trabalhoso para a empresa listar todas as despesas com as motivações e comprovar os gastos com notas fiscais aceitas pela Receita Federal”, afirma. Maria Lúcia acrescenta: “Ainda que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) deixe claro que a ajuda de custo não é salário, toda despesa reembolsada ao empregado que não for comprovada adequadamente pode implicar em cobrança de contribuição da Previdência pela Receita Federal.” Reembolso, ressalta, exige comprovação de gastos com documentos e um controle operacional rígido por parte das organizações.
De acordo com a representante do CORHALE, uma alternativa ao reembolso é o uso do cartão de crédito corporativo. “Mas é preciso que a empresa estabeleça termos de uso bastante robustos e cuidadosos, proibindo qualquer utilização do cartão fora de atividades de trabalho”, pontua. Ela ainda alerta que “o correto é que a fatura seja paga pela empresa. O termo de uso deve prever desconto no salário, nos moldes do art. 462 da CLT, de despesas consideradas indevidas”. “Mesmo assim, ao utilizá-lo o profissional precisa guardar todos os comprovantes de gastos”, o que evitará riscos trabalhistas e fiscais para a empresa.
A prática de reembolsar o trabalhador, segundo Maria Lúcia Ciampa Benhame Puglisi, só deve ser considerada quando as viagens são esporádicas, podendo a empresa optar por entregar um adiantamento de valores previstos de gastos ao empregado, que depois prestará contas, devolvendo o excedente. “E mesmo assim, tomando-se todos os cuidados com a comprovação das despesas por nota fiscal”, conclui.
Fonte: Assessoria de Comunicação da ABRH-SP (10, março de 2025)
